Audit Cycle Achats-Fournisseurs

Objectifs de l'audit ( assertions )  : 

Réelles : Opérations effectivement réalisées (contre exemple : clients fictifs, vente prévue / estimée)

Concerne l'entreprise : Enregistrement des opérations qui concernent le entreprise seulement  (contre exemple : équipe comptable qui  rend service  à plusieurs entreprises / intermédiaire)

Exhaustivité: L'enregistrement de la totalité des opérations.

Bon compte : Enregistrer les opérations dans le bon compte ( 3 à 4 chiffres ) 

Bon montant : Montant sur la facture est exact par rapport à celui du bon de commande et la liste des prix, ainsi le bon calcul de la TVA et les remises ...

Bonne période :Séparation des exercices.

Chacune des assertions est testé par l'auditeur à travers  un outils  bien définit : 

Réelles > Revue du contrôle interne

Concerne l'entreprise > Contrôle des pièces

Exhaustivité > Apurement , circularisation  

Bon compte > Méthodes et principes comptables 

Bon montant > Contrôle des pièces , dépréciation et opérations en devises

Bonne période > Test du Cut-Off 

  

1 - Revue du contrôle interne  

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 La revue du contrôle interne se dispache en 3 principales phases : 

a - Connaissance des opérations : 

Sur ce point, l'auditeur analyse le secteur d'activité de l'entreprise et son environnement à fin de dégager les caractéristiques et les  risques potentiels.

Ainsi, une connaissance des principes comptables et les méthodes d'évaluation s'avère nécessaire à fin de mener  à bien l'étape de l'analyse des comptes. 

b  - Services  Intervenants 

La liste suivant rappelle les principaux intervenants d’un cycle achats-fournisseurs :

Initiation de la commande : Emission d’une demande d’achat (DA) selon le budget (Achats  à grand montant)

Achat : Emission du Bon de Commande (BC) et négociation de la qualité, prix et délai (Justifier le choix d’un fournisseur)

Réception : Valider la conformité de la réception par rapport au BC.

Stocks : Gestion des stocks.

Comptabilité : Enregistrement après validation de la conformité de la facture.

Trésorerie : paiement des factures après approbation par une personne d’habilité.

c  - Evaluation du Contrôle interne :

L’auditeur s’assure des éléments suivants : 

Etablissement des commandes

Existence d’un besoin     Quantité optimale              autorisation

Réception des commandes

Bon délai                                                  Conformité Qté et prix

Comptabilisation  des commandes

       Charge prévisionnelle qui se                                                   Utilisation du bon compte

    transforme en charge définitive

Après la phase de la revue du contrôle interne, l’auditeur recours  à la révision des comptes.

2 – Révision des comptes   

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a – Préparation du Final :

•  Préparation des circulations :

Au niveau de cette phase, l’auditeur sélectionne les  principaux fournisseurs à  circulariser à partir de la balance auxiliaire. Par la suite, il prépare les lettres et les envoient aux fournisseurs concernés.

L’établissement  d’un tableau de suivi des réponses sera d’une grande utilité à l’auditeur.

•   Choix des fournisseurs à circulariser :

Le chois se fait sur la base de la balance, l’auditeur choisi les fournisseurs à fort montant (on ne mentionne pas le montant à confirmer sur la lettre)  

b- Travaux de contrôle : 

Ces travaux consistent en :

      - Feuille maitresse :

Les principaux comptes  à utiliser sont :

Compte Fournisseurs (C)

Compte Fournisseurs - Effets  à payer  (C)

Compte Fournisseurs - Facture Non parvenue (C)

Compte Fournisseurs - Avances et acomptes  (D) 

(C) : Créditeur 

(D) : Débiteur 

Voir aussi : Feuilles maitresses : C’est quoi ?

      - Revue analytique :  

L’analyse des principaux éléments comptables (CA, marges, immobilisation) en chiffre et en pourcentage par rapport aux exercices passés,  l’utilisation des ratios de délais fournisseurs, rotation du stock …

La revue analytique va permettre,  dans des cas, à ressortir un ensemble d’écart c’est à l’auditeur de chercher la cause en interviewant  les responsables ou en contrôlant les pièces.

Voir aussi : La Revue Analytique : C’est quoi ?

      -   Cadrage Balance générale et balance Auxiliaire :

Ce cadrage a comme objectif de s’assurer du non compensation des comptes fournisseurs. L’auditeur fait le recensement des écarts entre la BA et la BG et essaye de trouver des explications.  

     - Exploitation des circularisations :

A ce niveau l’auditeur effectue  un rapprochement entre la réponse du fournisseur et les montants sur la balance auxiliaire. Dans le cas de la constatation  des écarts, l’auditeur doit chercher une explication (interviews avec les responsables ou contrôle de pièces)

Dans l’absence d’une réponse de la part du fournisseur, l’auditeur édite un détail de solde et cherche à obtenir le solde exacte à travers des pièces justificatives.

Voir aussi : La circularisation : C’est quoi ?

    -   Cut-Off :

Le test se base sur le journal des achats du mois avant et après la clôture de l’exercice. Si l’imputation des charges au bon exercice est bonne, l’auditeur valide le principe de la séparation des exercices. Sinon, il doit vérifier la comptabilisation  des factures enregistrées en N+1 ayant le fait générateur en N comme Fournisseur-facture non parvenue et les facture enregistrées en N ayant le fait générateur en N+1 comme charge constatée d’avance. Dans le cas contraire, l’auditeur demande une régularisation des écritures.

Voir aussi : Test du Cut-Off : C’est quoi ?

     -  Revue des Factures Non Parvenues (FNP) :

L’auditeur va chercher  à valider les montants de ces factures. Une analyse de l’évolution du montant des factures non parvenues sera déterminante. L’auditeur doit s’intéresser aussi aux anciennes FNP.

    - Dettes en monnaie Etrangers :

L’objectif est  de s’assurer de la bonne évaluation des dettes. L’auditeur contrôle la liste des factures en devises (classement par devise), valide le cours de valorisation utilisé et, finalement,  il analyse le compte des écarts de conversion.

    - Analyse Fournisseurs débiteurs :

L’analyse des fournisseurs débiteurs à comme objectif la validation de la bonne classification et la méthode l’évaluation. L’auditeur sélectionne les montants significatifs,  et il essaye de valider la raison de leur existence sur le bilan et de s’assurer qu’ils sont recouvrables.

3- Mémo de Synthèse   

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Une bonne synthèse doit rappeler les objectifs poursuivis, une présentation des données chiffrées (Présentation synthétique, une revue analytique et des commentaires. 

Ensuite, une revue des travaux effectués (section et sous section) ainsi que les points  notés sur les particularités détectées  (indexés avec les travaux). Et en fin une conclusion (émission de l’opinion).